Huoltorekisteri - Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjän nimi

Teknosafe Oy
Y-tunnus: 0601332-0
Tiedonkatu 4
55420 Imatra

Yhteydenotot rekisteriä koskevissa asioissa

Anna Helminen
puhelin: +358 5 680 7715
sähköposti: anna.helminen@teknosafe.fi

Rekisterin nimi

Teknosafe Oy:n huoltorekisteri 

Rekisteröidyt

• Yritysasiakkaiden nimetyt yhteyshenkilöt

• Yhteyshenkilöt, joiden kanssa hoidetaan laitehuoltojen ja tarkastusten käytännön järjestelyt sekä pöytäkirjojen toimitus

Käsiteltävät tiedot

Rekisterin tietosisältö koostuu seuraavista tiedoista. Osa tiedoista on käyttötarkoituksesta riippuen pakollista antaa, jotta asia tai palvelu voidaan käsitellä tarpeen mukaisella tavalla. 

• Yhteyshenkilön nimi

• Sähköpostiosoite

• Mahdollinen puhelinnumero

• Asiakasyrityksen nimi ja osoite

• Laitekohtaiset tiedot (ei henkilötietoa, mutta liitetään asiakkaaseen)

• Tarkastus- ja huoltopäivämäärät sekä huomiot

Asiakassuhteisiin liittyvien tietojen tallentaminen

Tarkoitukset:

• Laitehuoltojen ja tarkastusten kirjaaminen ja dokumentointi

• Tarkastuspöytäkirjojen laatiminen ja toimittaminen asiakkaalle

• Seuraavien huoltojen suunnittelu

• Laskutuksen toteuttaminen huoltojen perusteella

• Asiakasviestintä ja yhteydenpito palvelun toteuttamiseksi sekä tuote- ja palvelutiedon jakamiseksi

Oikeusperusteet (GDPR 6 artikla):

• Sopimuksen täytäntöönpano: henkilötietoja tarvitaan sovitun palvelun toimittamiseksi sekä laskuttamiseen

• Oikeutettu etu: huoltojen dokumentointi ja yhteydenpito asiakkaan yhteyshenkilöön on toimialalla tavanomainen ja tarpeellinen käytäntö.

Tietolähteet

Henkilötiedot saadaan asiakkaalta tilauksen yhteydessä tai palvelun toteutuksen aikana.

Tietojen käsittely, luovutus ja säilytysaika

• Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman lainmukaista perustetta.

• Kirjanpitoon liittyvät tiedot toimitetaan tarvittaessa tilitoimistolle.

• Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi

• Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
  
  

Tietojen säilytys

Rekisterin tiedot sijaitsevat sähköisen viestinnän tietosuojalain mukaisissa suojatuissa ympäristöissä. Paperimuotoiset dokumentit säilytetään lukitussa tilassa.

• Yhteyshenkilön tiedot säilytetään niin kauan kuin asiakassuhde on voimassa.

• Huolto- ja tarkastuspöytäkirjat säilytetään kirjanpitolain mukaisesti vähintään 6 vuotta laskutusvuoden päättymisestä. 

Rekisteröidyn oikeudet

Jokaisella rekisteriin tietonsa jättäneellä henkilöllä on oikeus tarkastaa omat rekisteriin tallennetut henkilötietonsa sekä vaatia niiden korjaamista. Korjauspyyntö tehdään sähköpostitse yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen. Pyyntö kohdistetaan oletuksena pyynnön lähettäjän sähköpostiosoitteeseen liitettyihin henkilötietoihin, ellei pyynnön lähettänyttä henkilöä tunnisteta jollain muulla tavalla. Asiakassuhteen päättyessä laiterekisteri on Teknosafe Oy:n omaisuutta.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Henkilöllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä, muuta suoramarkkinointia tai markkina- ja mielipidetutkimuksia varten. Mikäli henkilö haluaa kieltää tällaisen toiminnan, hän voi tehdä sen ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään sähköpostitse.